Самодисципина Списки задач

[xfnotgiven_foto-main]

Самодисципина Списки задач

[xfnotgiven_foto-main]

Легкий способ бросить списки задач и зажить счастливой жизнью



Почему списки задач не приводят к результатам, а отдаляют нас от целей мы разобрались в прошлой статье. Теперь мы сосредоточимся на том как добиваться целей при помощи работы с результатами. В этой статье — практическое руководство и топ причин применить его в реальной жизни.


Три причины по которым вам следует попробовать работу с результатами


1. Достигнутые результаты приносят удовлетворение, списки задач приносят стресс


Задача — это кредиторская задолженность в отношении ваших ресурсов. Вам что-то предстоит сделать, а значит предстоит трата вашего времени, сил, денег и так далее.

Задач в списке всегда больше чем ресурсов на их выполнение. Поэтому вы начинаете день со списком вашей задолженности и… заканчиваете день со списком задолженности, перманентно пребывая в состоянии должника, которому предстоит еще потратить много сил и ресурсов.

Надо ли объяснять что постоянное созерцание задолженности не приносит позитивных эмоций, а ежедневно смотреть на свои долги вообще сродни пытке?

Результаты же — это достижения, трофеи. Успехи и одержанные победы.

История ваших результатов — по сути является комнатой ваших трофеев, только вместо шкур медведей и кабаньих голов там размещены ваши достижения.

Созерцание трофеев, успехов, достижений и побед приносит позитивные эмоции, помогает верить в себя и придает силы для новых свершений.


2. Работа с результатами позволяет быстро и однозначно приоритизировать время и другие ресурсы


Задача описывает что надо сделать: что, с чем, как, в какой срок и так далее.

Чтобы понять какая ценность скрывается за формулировкой задачи — надо приложить усилие. Можно каждый раз тратить время на обдумывание важности задачи, можно регулярно проводить расстановку приоритетов, но так или иначе — это постоянные траты сил и времени.

Результат описывает то что надо получить: количественное и/или качественное изменение.

Ценность результатов уже измерена и потому достаточно очевидна, чтобы на принятие решений “за что конкретно браться сейчас” уходило не более 10 минут в день.

Когда происходят изменения в контексте работы и меняются цели компании — перестановка приоритетов при работе с результатами занимает минуты или десятки минут, а ре-приоритизация задач легко может растянуться на дни и даже недели. И совершенно не факт, что вы расставите приоритеты по задачам корректно с первого раза.


3. Работа с результатами открывает простой и понятный путь к их улучшению


Даже если вы не достигли запланированных результатов или достигли их только частично вы все-равно приобрели, а не потратили.

Честно ответив себе на вопрос «почему не удалось достичь результат, в чем причина» вы получите ясную инструкцию что конкретно вам в следующий раз надо сделать по другому.



Как я уже говорил в прошлой — того чтобы перейти к работе по результатам не нужно особых условий, подготовки или затрат

Я рекомендую вам воспользоваться следующим недельным шаблоном: 

Работа с результатами строится на четырех коротких процессах:


I. Результаты недели (10-15 минут)

1. Составьте представление о чем будет неделя, посмотрите, какие важные встречи, события и активности вас ожидают.


2. После этого представьте, что уже вечер пятницы и спросите себя: какие три самых ценных результата достигнуты мной за эту неделю?

Не тратьте много времени на размышление, пишите первое что приходит в голову. Пишите кратко, постарайтесь в одно предложение, максимум два.

3. Проверьте формулировку результата тремя вопросами и внесите правки при необходимости.

  • Это то что мне надо сделать или то что мне надо получить?
  • Почему этот результат для меня важен?
  • Этот результат в границах моих возможностей?


II. Результаты дня (10 минут)

1. Ежедневно, до того как приступить к работе, запишите 3 самых важных результата, которых вы хотите добиться к концу дня.

Желательно, чтобы результаты дня продвигали вас к результатам недели. Уверенность в том, что каждое ваше действие согласовано с вышестоящими целями, а значит наполнено смыслом — дорогого стоит.

Еще раз акцентирую внимание на том, чтобы вы не тратили много времени на то чтобы написать результаты. Максимум 1 минута на результат, пишите первое что приходит в голову.

2. Правильную и красивую формулировку результата вы получите ответив на вопросы и внеся правки.

  • Это то что мне надо сделать или то что мне надо получить?
  • Почему этот результат для меня важен?
  • Этот результат в границах моих возможностей?


III. Рефлексия дня (10 минут)

1. Рефлексией дня я рекомендую завершать процесс трудовой деятельности, разделяя рабочую и личную части дня.

Зачастую пустой день и день великих достижений разделяют всего пара минут размышлений. Подумайте о том, какие значимые для вас изменения сегодня произошли и зафиксируйте 3 самых ценных результата которые вы получили за сегодня.

2. Если за сегодня вас озарила какая-то яркая мысль, произошло что-то хорошее, вы научились чему-то новому, сделали для себя какой-то важный вывод или поняли чего вам не хватает для счастья — зафиксируйте это.

Эти записи вам очень пригодятся при проведении ретро недели.

3. Рефлексия утренних результатов. Это ключевой процесс для улучшения результатов. Хотите чтобы ваши результаты росли — уделите ему особое внимание.

Вернитесь к вашим утренним результатам:


Оцените ваши успехи в их достижении:

  • выполнен полностью
  • выполнен частично
  • не выполнен

Если результат выполнен частично или не выполнен совсем — напишите причину, почему так произошло. И в следующий раз, когда будете пытаться достичь этого результата — попытайтесь эту причину устранить.

Это невероятно эффективная практика, которая к сожалению относится к категории «легко понять — сложно применять».

Но если вы ее освоите — то вам покорятся самые заоблачные вершины.


IV. Рефлексия недели (10-15 минут)

1. Рефлексия недели — фундамент и топливо для будущих достижений.

По аналогии с рефлексией дня вначале вы определяете 3 самых ценных результата которые получили за неделю. В этом вам поможет история результатов за предыдущие дни.

2. Подумайте, что в эту неделю вам особенно хорошо удавалось, когда вы были особенно эффективны и хороши и запишите, что на этой неделе идет хорошо:


Это список дел или событий которые заряжают вас энергией и позитивом, потому что они у вас получаются. Постарайтесь повторить или развить эти успехи на следующей неделе.

3. Подумайте о том что на этой неделе вас расстроило, где ваши ожидания и реальность разошлись. Запишите, что вам хотелось бы улучшить:


Это те пункты, куда направлено ваше внимание, где вы ощущаете нехватку или недостаточность чего-либо. Подумайте, что вы можете сделать на следующей неделе чтобы исправить ситуацию.

4. Вернитесь к результатам недели которые вы запланировали в понедельник и оцените ваши успехи в их достижении. Если у вас не получилось их достичь или получилось только частично — зафиксируйте причину, почему так произошло.

Подумайте, что вы измените на следующей неделе и на что обратите внимание при планировании результатов недели, чтобы не повторять ошибки допущенные на этой неделе




Всего 2 часа работы с результатами в неделю приведут вас к тому что:
  • вы каждый день будете с желанием и интересом приступать к работе — ведь вас ждут новые трофеи и победы
  • уйдут тревога и стресс от невыполненных задач, а на смену им придут силы и эмоции от ежедневных побед
  • вы попадете в состояние покоя и уверенности в своих силах, которое будет подкреплено знанием того, что даже отрицательные результаты это топливо для ваших будущих побед и достижение ваших глобальных целей — вопрос времени


Следующий и самый важный шаг для того чтобы поставить и закрепить навык работы с результатами — практика


Всю следующую неделю я каждое утро буду проводить эфиры для тех кто хочет протестировать систему результатов.

На эфирах участники:

  • научатся быстро и коротко формулировать важные результаты
  • освоят метод достижения крупных результатов (месячных, квартальных и т. д.)
  • узнают как извлекать максимальную пользу из работы с результатами: радоваться успехам, формировать выводы и проводить ретро


Начало — половина дела. Даже если нет сил писать результаты — просто


Пример других участников обязательно даст вам необходимое вдохновение, для того чтобы попробовать что-то новое.


Начните новую жизнь наполненную результатами без стресса с понедельника, а я в свою очередь приложу все усилия, чтобы вы ее не забросили

До встречи в понедельник!


Предыдущая статья:


За последний месяц я задал вопрос “в чем разница между продуктивностью и эффективностью” двадцати разным людям: предпринимателям, руководителям и их сотрудникам. Получил два десятка непохожих друг на друга ответов. Меня такое разнообразие, признаться, расстроило и побудило к написанию статьи.

8808 просмотров

Не будет преувеличением сказать, что выбор между продуктивностью и эффективностью определяет успех бизнеса, карьеры, самореализации и в целом качество жизни.

Словом, разобраться что это за понятия и в чем их отличия, как минимум, не помешает.

Изящнее всего разницу между этими двумя терминами сформулировал Питер Друкер:

Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things

Продуктивность – это умение делать вещи правильно, а эффективность – это умение делать правильные вещи

Удивительным образом, быть одновременно продуктивным и эффективным не получится.

В реальной жизни это редкое пересечение, которое случается в области механического труда. Например, при ручной упаковке бутылок в коробки. Во всех остальных случаях, и особенно при умственном труде, надо будет выбирать: или эффективность или продуктивность.


Продуктивные люди редко бывают эффективными, а эффективные люди нечасто могут похвастаться большими объемами выполненной работы


Для того чтобы выяснить почему так – разберемся со способами достижения эффективности и продуктивности.

Для достижения высокой продуктивности надо обеспечить себя понятными и однотипными задачами с известным решением.

Тогда мы будем тратить минимум усилий и времени на выполнение одной задачи и логичным образом получим высокую производительность труда.

Для достижения высокой эффективности потребуется выполнить правильную последовательность задач.

Задачи скорее будут разнообразными и чаще всего без очевидного решения. Эффективность легко измерить в количественном и качественном изменении, которое стало результатом решения последовательности задач.

Принципиальная разница таким образом заключается в стратегии выбора задач:


Выбираем то что просто и понятно – получаем продуктивность, выбираем правильную последовательность задач – получаем эффективность


Проблему же с выбором понятных и простых задач также метко сформулировал Питер Друкер:

Nothing is less productive than to make more efficient what should not be done at all

Нет ничего более бесполезного, чем продуктивно делать то, что делать вообще не нужно


Поэтому злейший враг эффективности – это списки задач. Ничто не делает человека менее эффективным чем to-do лист.

Думаю все согласятся с тем, что задач всегда будет больше чем сил и времени для того чтобы их сделать. Очевидный вывод: сделать все задачи не получится. А значит, мы будем приоритезировать и выбирать: что взять в работу в первую очередь, а что можно отложить на потом.

Будьте уверены – прежде всего в работу будут взяты самые простые и понятные задачи.

Мозг — лентяй. Не потому что он плохой, просто он так устроен. Занимая в среднем 2% массы тела мозг в состоянии покоя расходует около 20-25% всей энергии (а если точнее, то RMR) организма. А активный мысленный процесс разгонят расход несколько раз, что крайне не нравится нашему экономному организму, который за тысячи лет эволюции приучился экономить силы.


Для экономии энергии наш мозг по умолчанию будет отдавать приоритет задачам, для решения которых потребуется минимум затрат


Возможно кто-то возразит, что можно расставить приоритеты и брать задачи в работу в соответствии с их важностью? Ок, давайте разберемся и с этим тоже.

Ежедневно человек принимает порядка 35 000 решений. Это довольно много, примерно две тысячи решений каждый час или одно решение каждые две секунды. Абсолютное большинство решений принимается быстро и неосознанно: какие носки одеть, зайти или нет в кофейню или что выбрать на обед.

Безусловно, вы сможете время от времени приостанавливаться и волевым усилием направлять внимание на решение наиболее приоритетной из задач. Но системно поменять подход к выбору решений — не получится. На это есть много причин, но ключевая — количество решений которые вы принимаете каждый день.

Все слышали про технику «поедания лягушек» и более-менее согласны, что начало рабочего дня надо посвящать самым сложным и неприятным задачам. Но много ли людей следуют этой практике?


Окей, автор, допустим я тебе поверил и захотел стать эффективным, а что делать-то надо?


О, тогда у меня для вас хорошие новости. Лекарство для превращения продуктивности в эффективность существует и более того – оно доступно каждому желающему и не требует каких-то особых условий, подготовки или затрат.

Обратите внимание как вы эффективны в выборе последовательности задач, когда хорошо понимаете конечный результат.


Если у вас есть образ результата “хорошо провел время с друзьями” вы не будете составлять список задач, а сразу приступите к действиям и спустя некоторое время скорее всего попадаете на веселую встречу с друзьями.

Когда вам захочется поесть — вы также не начнете выписывать список задач, планируя в какой последовательности будете исследовать холодильник с морозилкой. Более того, в зависимости от контекста, вы автоматически выберете разный набор действий. Если вы на даче — сходить в магазин, в походе — открыть консервы, а в городской квартире воспользуетесь услугами доставки. Нужны вам для этого списки задач? Конечно нет.

Как только вы ясно представляете себе результат – ваш разум мгновенно выстраивает цепочку задач, учитывая множество мельчайших факторов которые ускользают от вашего внимания.

Мозг принимает 35 000 решений в сутки и отлично справится с выбором правильной последовательности действий, особенно если ему не мешать, подсовывая списки задач.

Почему же в тогда в работе, вместо того чтобы ясно представить образ результата, мы пытаемся добиться “правильного” списка задач? Почему становимся уставшими, продуктивными и неэффективными?

Потому что плохо понимаем, что нам нужно получить и зачем.

Именно поэтому мы начинаем день со списком задач (того что надо сделать), а не со списком результатов (того что надо получить).


Выход из этой ситуации очень простой и, надеюсь, уже очевиден уважаемому читателю: надо перестать фокусироваться на том что надо сделать и начать фокусироваться на том что надо получить


Знаю, звучит подозрительно просто, но за годы практики я убедился в том, что навык работы с результатами относится к категории «легко понять, но сложно применять».

По большому счету все что нужно для эффективности — это каждый день, до начала работы планировать результаты и каждый день после работы рефлексировать полученные результаты.


Вышеизложенное — не какая-то теория или академическое умозаключение



Смещая фокус с выполнения задач на достижение результатов я за последние 5 лет помог осуществить множество переходов от продуктивности к эффективности, как в корпоративном управлении так и в личной жизни.

нашли ошибку?

обратите внимание:
 
ваши комментарии: